Покана за предоставяне на индикативна оферта

     Във връзка с отворена процедура за директно предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по Оперативна програма "Административен капацитет”, Приоритетна ос: “Добро управление”, подприоритет 1.1. „Ефективна структура на държавната администрация”, Община Девин като допустим бенефициент ще кандидатства с проектно предложение.

     Целевата група на проекта е: служителите на общинската администрация – 118 служители на общинската администрация, включително и служителите в 8 кметства.

     Съгласно Указанията на Управляващия орган на ОПАК кандидатът – Община Девин, следва да представи с проектното предложение индикативна оферта за цената на предвидения в проекта разход. В тази връзка Община Девин Ви кани да представите индикативна оферта за следните дейности от проекта:

Индикативна ценова оферта за Дейност: Извършване на функционален анализ чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ

     Оферираното изпълнение трябва да включва идентифициране на възможностите за оптимизиране на структурата и функциите на Общинска администрация – Девин:

1.Оптимизиране на функциите и организационното структуриране на общината.

2.Подобряване на ефективността от дейността на общинската администрация, прецизиране на мисията и целите на общината.

3.Подобряване на ефикасността и икономичността от дейността на общината.

І. Описание на дейността – Извършване на функционален анализ чрез прилагане на Единна методология за провеждане на функционален анализ в общинската администрация:

1.Планиране и подготовка на функционалния анализ – сформиране на екип; дефиниране на заинтересованите страни; уточняване на акцента на анализа; изготвяне на времеви график и разпределение на отговорностите; комуникация и гарантиране на ангажираност.

2. Провеждане на функционалния анализ – анализ на текущото състояние: анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; идентифициране на области за подобрение, формулиране на предложения за подобрение.

3.Приключване на функционалния анализ – приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на план за действие, изготвяне на проект на доклада, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад, комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни.

4.Мониторинг и преглед на изпълнението на резултатите от функционалния анализ – анализ на изпълнението на препоръките; информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките; публичност на резултатите от функционалния анализ.

І. Описание на дейността

Методи за изпълнение на функционалния анализ:

1.Проучване на документи и информация.

2.Провеждане на анкети на служители от различни нива.

3.Провеждане на фокус групи. Фокус групите ще бъдат две – от представители на ръководния състав и от служители. Те ще се състоят от по 10 човека. Фокус групите ще обсъдят работния вариант на направения анализ и получените резултати, след което изпълнителят ще пристъпи към окончателното им изготвяне.

4.Наблюдение.

5.Експертна оценка.

ІІ. Очаквани резултати:

• Препоръки и план за оптимизиране на функциите и организационното структуриране на администрацията – извеждане извън администрацията на нетипични функции, премахване на излишни и дублиращи се функции, по-добро разпределение на функциите между звената, по- прецизно дефиниране на функциите на звената и др.
• Препоръки и план за подобряване на ефективността от дейността на администрацията – прецизиране на формулировките на мисията и визията на администрацията, подобряване формулировката на целите на администрацията и на нейните звена с оглед спазването на изискванията за конкретност, измеримост, съгласуваност, постижимост и определеност във времето, подобряване степента на изпълнение на целите на администрацията и нейните звена
• Препоръки и план за подобряване на ефикасността и икономичността – прецизиране на показатели за измерване на постигнатите резултати, използваните ресурси и съотношенията между тях, определяне на възможности за по-икономично използване на ресурсите (финансови и човешки) и за подобряване на резултатите от дейността.
• Разработен план за действие, който да отразява препоръките за подобряване на дейността, начина по който ще бъдат изпълнявани препоръките, обвързани със съответните срокове за това.
• Съгласуван Окончателен доклад за проведения функционален анализ.
• Изготвена информация за заинтересованите страни за евентуални бюджетни и организационни промени в резултат на анализа.
• Проведена информационна среща със заинтересованите страни за представяне на изготвената информация за евентуални бюджетни и организационни промени в резултат на анализа.
• Извършен анализ на изпълнението на препоръките.
• Проведена информационна среща и презентация на PowerPoint за мониторинг и преглед на изпълнението на резултатите от функционалния анализ със служителите на общинската администрация.
• Проведена информационна среща за представяне на изпълнението на резултатите от функционалния анализ на заинтересованите страни, вкл. Общински съвет - гр. Девин, като орган на местното самоуправление, който одобрява общата численост и структурата на общинската администрация, по предложение на кмета на общината и във връзка с функциите му по приемане и контрол върху изпълнението на програми, планове и проекти за развитие на общината.

Индикативна ценова оферта за Дейност: Изготвяне на предложение за Устройствен правилник на общинската администрация

І. Описание на дейността

1.Във връзка с извършения функционален анализ и направените препоръки за подобряване на ефикасността, ефективността и оптимизиране на функциите и организационното структуриране, ще се изготви предложение за Устройствен правилник на общинската администрация.

ІІ. Очаквани резултати

• Изготвено предложение за Устройствен правилник на общинската администрация.

Индикативна ценова оферта за Дейност: Разработване на проект за структура на общинската администрация

І. Описание на дейността

1.Във връзка с извършения функционален анализ и направените препоръки за подобряване на ефикасността, ефективността и оптимизиране на функциите и организационното структуриране, ще се разработи проект за структурата на общинската администрация.

ІІ. Очаквани резултати

• Изготвен проект за структурата на общинската администрация.

Индикативна ценова оферта за Дейност: Изготвяне на вътрешни правила за работа на общинската администрацията за подобряване на организацията, работните процеси и координацията между звената

І. Описание на дейността

1.След изготвяне на окончателния анализ и направените препоръки за подобряване на ефикасността, ефективността и оптимизиране на функциите и организационното структуриране, ще се изготвят вътрешни правила в организацията.

ІІ. Очаквани резултати

• Изготвени вътрешни правила.

Индикативна ценова оферта за Дейност: Провеждане на съпътстващо обучение за прилагане на новите правила

І. Описание на дейността

1.Организиране и провеждане на обучение на ръководния състав за прилагане на разработените вътрешни правила.

2.Организиране и провеждане на обучение на служителите на общинската администрация за прилагане на разработените вътрешни правила.

ІІ. Очаквани резултати

• Проведено еднодневно обучение на ръководния състав на общинската администрация.
• Проведено еднодневно обучение на служителите на общинската администрация.

Срокът за изпълнение на дейностите е 15 месеца.

Индикативната оферта трябва да се изпраща до Община Девин на адрес: гр.Девин, пк.4800, област Смолян, ул. „Дружба” № 1, факс: 03041/2661, e-mail: Адресът на е-пощата e защитен от спам ботове. Нужен ви е javascript, за да го видите. .

Важно!

В зависимост от конкретните позиции индикативната цена на услугата трябва да бъде посочена в български лева (BGN) и като обща стойност (с и без ДДС)!

ПОДАВАНЕТО НА ИНДИКАТИВНА ОФЕРТА НЕ АНГАЖИРА ПО НИКАКЪВ НАЧИН БЕНЕФИЦИЕНТА С ИЗБОР НА КОНКРЕТЕН ИЗПЪЛНИТЕЛ, НИТО МОЖЕ ДА ПОСЛУЖИ НА ПОТЕНЦИАЛНИ КАНДИДАТИ ЗА ПОЛУЧАВАНЕ НА КОНКУРЕНТНИ ПРЕДИМСТВА В ХОДА НА ПРОЦЕДУРИТЕ ПО ИЗБОР НА ИЗПЪЛНИТЕЛИ!

Крайният срок за подаване на индикативните оферти е 04 април 2012 г.

                                               КМЕТ НА ОБЩИНА ДЕВИН:                /п/

                                                                                              /ЦВЕТАЛИН ПЕНКОВ/